“像花钱一样花时间”丨用效率甩开80%的人

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‍你是否注意到了：同样的工作，不同的人完成起来速度大有差异。桥水基金创始人Ray Dalio 在他的著作《原则》（《Principles》）中说，进化是一切的驱动力——每个人，每个组织都在追求自身的进化。进化的步骤可以简化为5个流程，目标-问题-诊断-设计-行动。反复交替，螺旋上升。基于此，勤于试错的人和组织无疑能够更快地实现「进化」。快速试错意味着有繁多的事务要处理，因此，时间管理、精力管理的概念才会在当下无比重要。好的效率工具，是帮你实现目的，而不打扰你，不增加你的适应与学习成本，不让你在红点或者卡顿中产生负面情绪。借助好的工具，合理配比自己的时间，管理自己的精力，把事情安排得妥妥当当，才能成为快速进化的高效能人士。“高效能人士”正在通过时间管理提升效率，通过用好工具举重若轻，甚至通过套路节约精力。读完这篇文章，让你用效率甩开80%的人。

一、像花钱一样花时间

优化工作中的时间配比

时间是最宝贵的资源，合理的资源分配可以产生最大化的价值。推荐用二八原则来重新配比工作时间——为20%最重要的人和事投入80%的精力，剩下80%的琐事，只需要花20%的精力。哪些工具可以让我们更好地践行此法呢？

1.如何面对信息的“红点焦虑”？

标记聊天，稍后处理

每次开会结束，就能发现手机里无数红点，信息扑面而来。在企业微信中，对于并非「重要又紧急」的琐碎事情，可以“把该条消息右划”、变成”标记的聊天”，晚点统一时间集中处理。2.在七嘴八舌的群聊中，如何针对性回复群聊中，大家快速抛出自己的观点，你回答同意或者不同意，大家很难理解是针对哪一条。在企业微信群聊中，如果你想针对某一条重要消息进行回复，只需要“按住那条消息，轻轻右划”，就可以指定回复它。

3.重要文件在群内置顶，减少重复询问

群里如果有文件需要经常翻阅，是否每次都要花时间去找？效率就是要对重复的琐碎宣战：用企业微信置顶消息，不论是文件、链接、还是红包，都可以长按消息置顶，随时取用。

4.日程与待办

上面三个操作只是入门技巧，日程与待办才是时间管理的硬核工具——毕竟大脑是用来思考的，不是用来记忆的。「日程」一般是重要且跟别人约好要开的会议，而「待办」则像一个提醒你的to do list，在企业微信，把定好的事项放进「日程」，顺便把事项相关的同事勾选上，时间到了，大家就会收到企业微信自动提醒。把零散易忘的to do list写进「待办」。高阶玩法是：先定日程，在日程的空隙，处理待办。你能从此告别时间管理的一切焦虑。 二、即学即用的约会“套路”糟糕的会议组织就是时间杀手，因为会消耗掉会议开始那10分钟的“高效时段”。既然开会不可避免，不如早早学会“套路”，让会议5秒内，开始正题。开会三步：约时间、拉同事、投文件。

1.约时间-自动查询大家共同的空档时间

不用问“你什么时候有空”？也不用再问一群人“今天下午2：00有空吗”。在企业微信群内用「约时间」功能，可以快速了解大家是否有空，并实现自动统计。时间定好了，在企业微信中长按对话，让「日程」按钮来帮你直接约会，一键选择群内全员，或者自助打勾选择部分成员。保存日程后，自动发送给与会者，告别繁琐的会议号、邮件。还能跟OUTLOOK日历自动同步！“日历控”们请放心使用。左滑查看更多2.马上开会讨论一下？有好想法需要马上讨论？在企业微信里可以随时随地无边界自由开会，通过群聊输入框下方的会议按钮，或者企业微信第一屏右上角的云朵按钮，立即开会，爽滑。支持300 人音频视频会议，会议链接发到微信群里，跨公司跨团队也能开会。

3.会议共享屏幕，投放PPT

会议前最好准备好资料，用企业微信会议，共享屏幕、演示文件。演示者控制翻页，所有人进度一致，每个人都能自由放大缩小，小箭头就像会议室的激光笔，可以用来实时标示重点，虽相隔千里，却如比肩而立。

三、精心挑选工具

协作其实很轻松

人类因为会打造和使用“工具”而与众不同，在琳琅满目的工具中选择几件趁手的，并和同事一起用，享受事半功倍的乐趣。

1.发送大文件 -4G大文件，咻！

企业微信作为老牌通讯工具制造大厂腾讯出品的在线办公工具，传输大文件非常快，这是需要硬核技术支撑的基础能力，而相比起来，市面上许多工具在这方面都囊中羞涩。企业微信支持同公司局域网加速，不会自动压缩视频、图片的大小，4G大的文件，咻一下就发送。

2.企业微信微文档 -多人协作，高效协同！

在线文档指的是多人可同时查看、同时编辑一份保存在云端的文件，最新的版本会同步给每个人，不用再V1、V2、V3版本每次修改都发来发去了。（1）企业微信在线文档可以多人同时编辑，开例会的时候，每个人都可以记录自己的to do list，会议开完了，会议纪要也写完了。（2）历史版本自动保存，可恢复，不用担心错删回不去。（3）文档可以边写边讨论，在文档中也能直接@同事，与通讯录、聊天的融合天衣无缝。（4）企业微信微文档有强大的隐私权限控制，可以设置允许访问的人员范围，还能开水印、设置不允许复制。即使文件被恶意转发，没有权限的人即使收到也没法偷看。最大程度保障企业级的信息安全。

3.微盘

把工作文件放在一处，和项目相关的同事可以直接取用，还能云端同步最新版本。企业微信微盘就是这样人狠话不多的存在，不论到哪里，用什么设备，登录企业微信，微盘里的最新版本资料它就在那里，不悲不喜。

4.效率工具就在手边

工具很多，如果能被装在一个手边的“抽屉”里，可以随时取用，就很COOL。在企业微信聊天中，界面右边就是你的抽屉，轻轻滑动，即可拉出，把你最常用的ICON装在里面，好用的工具随时在手边待命。四、平衡好工作与生活最值得爱惜的是精力没有人能将生活与工作彻底分开，要学会平衡与取舍的艺术，而时间管理的本质其实是精力管理。精力管理的第一步是把工作与生活的关系都处理好，然后，工作时全情投入，休息时尽情享受。

1.工作关系，加企业微信

大部分时候工作中的关系，需要最高效的交流、开会、发文件，无需附带朋友圈互相点赞。企业微信是唯一能与微信互相加好友的商务办公软件，工作的事情，可以直接用企业微信通过对方的好友申请。不论是客户、还是合作伙伴，都能以职业的一面相见。把微信，留给你的家人和朋友。2.休息一下在企业微信中开启休息一下，可以选择1小时内不再被工作消息打扰，或者休息到明天一早。工作时全情投入，休息时也要尽情享受。

3.工作签名 - 给自己幽默一下

出差、休假、在跑马拉松……都可以设置工作签名，让同事了解你的工作状态，更好地与你打配合。时间管理的秘密，不外乎习惯和工具，当我们从工作中勤于反思，形成处理琐碎工作的固定套路，并且挑选合适趁手的工具，便能聚沙成塔，真正与人拉开差距。高效能的人生，简单就是强大。‍